Datenschutzerklärung

Allgemeine Angaben

Stand: 19. Juni 2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf der Plattform medsult.jobs ist:

Optiwi Solutions FlexCo

Peter-Behrens-Platz 10, 4020 Linz, Austria

Österreich

E-Mail: hello@optiwi.solutions

Telefon: +43 676 840 186 221

Firmenbuchnummer: FN 624207 b

UID-Nummer: ATU80604801

nachfolgend „wir“, „uns“ oder „Plattformbetreiber“.

2. Allgemeines

medsult.jobs ist eine spezialisierte Job- und Matching-Plattform für Gesundheitsberufe, Arbeitgeber:innen, Gesundheitseinrichtungen, Ordinationen, Kliniken, Apotheken, Trägerorganisationen, Bewerber:innen, Freelance-Kräfte, Honorarärzt:innen und Vertretungen im Gesundheitswesen.

Der Schutz personenbezogener Daten ist für uns wesentlich. Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich auf Grundlage der geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des österreichischen Datenschutzgesetzes (DSG) sowie sonstiger einschlägiger Rechtsvorschriften.

Diese Datenschutzerklärung informiert darüber, welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten, zu welchen Zwecken dies erfolgt, auf welcher Rechtsgrundlage die Verarbeitung beruht, wie lange Daten gespeichert werden und welche Rechte betroffene Personen haben.

3. Welche Personen betroffen sind

Diese Datenschutzerklärung betrifft insbesondere:

a) Besucher:innen der Website,

b) registrierte Bewerber:innen,

c) Freelance- und Vertretungskräfte,

d) Arbeitgeber:innen und deren Kontaktpersonen,

e) Ansprechpersonen von Kliniken, Ordinationen, Apotheken, Trägern und sonstigen Gesundheitsorganisationen,

f) Nutzer:innen von Kontaktformularen,

g) Personen, die Inhalte melden oder Beschwerden einbringen,

h) Empfänger:innen von Newslettern oder Plattforminformationen, sofern angeboten.

4. Verarbeitete Datenkategorien

Je nach Nutzung der Plattform können folgende Daten verarbeitet werden:

4.1 Technische Daten

a) IP-Adresse,

b) Datum und Uhrzeit des Zugriffs,

c) Browsertyp und Browserversion,

d) Betriebssystem,

e) Referrer-URL,

f) aufgerufene Seiten,

g) Geräteinformationen,

h) Logfiles und Sicherheitsprotokolle.

4.2 Registrierungs- und Kontaktdaten

a) Name,

b) E-Mail-Adresse,

c) Telefonnummer,

d) Anschrift,

e) Unternehmen oder Organisation,

f) Funktion / Position,

g) Login-Daten,

h) Kommunikationsdaten.

4.3 Bewerber:innendaten

a) Profilangaben,

b) Lebenslauf,

c) Ausbildung,

d) Berufserfahrung,

e) Qualifikationen,

f) Berufsberechtigungen,

g) Fortbildungen,

h) Sprachkenntnisse,

i) Verfügbarkeit,

j) gewünschte Arbeitsorte,

k) gewünschte Beschäftigungsform,

l) Gehalts- oder Honorarinformationen,

m) Bewerbungsunterlagen,

n) Zeugnisse und Nachweise,

o) Bewerbungsverlauf,

p) Nachrichten mit Arbeitgeber:innen oder dem Plattformbetreiber.

4.4 Daten von Freelance- und Vertretungskräften

a) berufliche Qualifikation,

b) Fachrichtung,

c) Berufsberechtigung,

d) Verfügbarkeit,

e) Einsatzregion,

f) Honorarvorstellungen,

g) bevorzugte Einsatzformen,

h) Nachweise und Dokumente,

i) Einsatzhistorie, soweit über die Plattform abgewickelt.

4.5 Arbeitgeberdaten

a) Unternehmensname,

b) Einrichtungstyp,

c) Standortdaten,

d) Kontaktpersonen,

e) Arbeitgeberprofil,

f) Stelleninserate,

g) Zahlungs- und Rechnungsdaten,

h) Kommunikationsdaten,

i) Bewerbungsmanagementdaten,

j) gebuchte Pakete oder Leistungen.

4.6 Zahlungs- und Vertragsdaten

a) Rechnungsadresse,

b) UID-Nummer,

c) Vertragsdaten,

d) Paket- und Buchungsdaten,

e) Zahlungsstatus,

f) Mahn- und Inkassoinformationen, soweit erforderlich.

4.7 Besondere Kategorien personenbezogener Daten

Wir fordern grundsätzlich keine Gesundheitsdaten von Bewerber:innen an. Es kann jedoch vorkommen, dass Nutzer:innen freiwillig Informationen übermitteln, die besondere Kategorien personenbezogener Daten darstellen, etwa Gesundheitsdaten, Behinderungen, Religionszugehörigkeit oder sonstige sensible Informationen.

Solche Daten werden nur verarbeitet, soweit dies rechtlich zulässig ist, insbesondere wenn die betroffene Person diese Daten ausdrücklich bereitgestellt hat, eine Einwilligung vorliegt, die Verarbeitung für die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist oder eine sonstige gesetzliche Grundlage besteht.

5. Zwecke der Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten zu folgenden Zwecken:

a) Bereitstellung und Betrieb der Plattform,

b) Registrierung und Verwaltung von Nutzerkonten,

c) Erstellung und Verwaltung von Bewerber:innenprofilen,

d) Erstellung und Verwaltung von Arbeitgeberprofilen,

e) Veröffentlichung und Verwaltung von Stelleninseraten,

f) Ermöglichung von Bewerbungen und Kontaktaufnahmen,

g) Matching zwischen Arbeitgeber:innen, Bewerber:innen, Freelance-Kräften und Vertretungen,

h) Kommunikation mit Nutzer:innen,

i) Vertragsabwicklung und Abrechnung,

j) Bearbeitung von Supportanfragen,

k) Bearbeitung von Meldungen und Beschwerden,

l) Sicherheit, Missbrauchsprävention und Betrugsvermeidung,

m) Erfüllung gesetzlicher Pflichten,

n) Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen,

o) Verbesserung der Plattform und Qualitätssicherung,

p) Information über relevante Plattformfunktionen oder Leistungen, sofern zulässig.

6. Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung erfolgt je nach Zweck auf folgenden Rechtsgrundlagen:

a) Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertragserfüllung und vorvertragliche Maßnahmen, insbesondere bei Registrierung, Nutzung der Plattform, Bewerbung, Inseratsschaltung und gebuchten Leistungen.

b) Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen, insbesondere steuer-, unternehmens-, buchhaltungs- und dokumentationsrechtlicher Pflichten.

c) Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigte Interessen, insbesondere Betrieb, Sicherheit, Missbrauchsprävention, Rechtsdurchsetzung, Plattformoptimierung und B2B-Kommunikation.

d) Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung, insbesondere bei optionalen Newslettern, Talentpool-Aufnahmen oder freiwilligen Zusatzangaben.

e) Art. 9 Abs. 2 DSGVO – soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden und eine entsprechende Rechtsgrundlage besteht.

7. Bewerbungen und Bewerbungsdaten

7.1 Bewerber:innen können über die Plattform Profile anlegen, Jobs suchen, Bewerbungen übermitteln und mit Arbeitgeber:innen kommunizieren.

7.2 Bewerbungsdaten werden grundsätzlich nur denjenigen Arbeitgeber:innen oder Organisationen zugänglich gemacht, bei denen sich Bewerber:innen aktiv bewerben oder denen sie ihr Profil ausdrücklich zugänglich machen.

7.3 Arbeitgeber:innen sind eigenständig Verantwortliche im datenschutzrechtlichen Sinn, soweit sie Bewerbungsdaten erhalten und für eigene Zwecke verarbeiten. Für die weitere Verarbeitung durch Arbeitgeber:innen sind diese selbst verantwortlich.

7.4 Bewerbungsdaten werden nicht ohne Erforderlichkeit an unbeteiligte Dritte weitergegeben.

7.5 Wenn Bewerber:innen ein Profil für Arbeitgeber:innen sichtbar schalten, können die im Profil freigegebenen Angaben von berechtigten Arbeitgeber:innen eingesehen werden.

8. Talentpool und Profilfreigabe

8.1 Nutzer:innen können optional zustimmen, in einen Talentpool aufgenommen zu werden oder ihr Profil für passende Arbeitgeber:innen, Vertretungen oder Projekte sichtbar zu machen.

8.2 Die Teilnahme am Talentpool ist freiwillig und kann jederzeit widerrufen oder deaktiviert werden.

8.3 Wird die Einwilligung widerrufen, wird das Profil für künftige Suchen deaktiviert. Bereits rechtmäßig erfolgte Verarbeitungen bleiben davon unberührt.

9. Arbeitgeberzugriff auf Bewerberdaten

9.1 Arbeitgeber:innen dürfen Bewerberdaten ausschließlich für den konkreten Bewerbungsprozess, die Kontaktaufnahme, die Auswahlentscheidung oder eine rechtmäßig vereinbarte weitere Verwendung nutzen.

9.2 Eine Speicherung in eigenen Talentpools, Weitergabe an Dritte oder Nutzung für andere Zwecke ist nur zulässig, wenn dafür eine eigene Rechtsgrundlage besteht.

9.3 Arbeitgeber:innen verpflichten sich, Bewerberdaten vertraulich zu behandeln, nur berechtigten Personen zugänglich zu machen und angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zu treffen.

10. Speicherdauer

10.1 Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

10.2 Nutzerkonten und Profile werden grundsätzlich so lange gespeichert, wie das Nutzerkonto aktiv ist.

10.3 Bewerbungsdaten werden grundsätzlich für die Dauer des Bewerbungsprozesses gespeichert. Nach Abschluss eines Bewerbungsprozesses können Bewerbungsdaten zur Abwehr möglicher Ansprüche, insbesondere nach Gleichbehandlungsrecht, für eine angemessene Frist gespeichert werden.

10.4 Eine längere Speicherung kann erfolgen, wenn:

a) eine Einwilligung in die Aufnahme in einen Talentpool vorliegt,

b) gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen,

c) Ansprüche geltend gemacht, angedroht oder erwartet werden,

d) die Speicherung zur Rechtsverteidigung erforderlich ist,

e) ein aktives Nutzerkonto besteht.

10.5 Rechnungs- und Vertragsdaten werden entsprechend den gesetzlichen steuer- und unternehmensrechtlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert.

10.6 Logdaten werden grundsätzlich nur so lange gespeichert, wie dies zur Systemsicherheit, Fehleranalyse und Missbrauchsprävention erforderlich ist, sofern keine längere Speicherung aus Sicherheits- oder Rechtsgründen notwendig ist.

11. Empfänger von Daten

Personenbezogene Daten können je nach Zweck an folgende Empfänger übermittelt werden:

a) Arbeitgeber:innen, bei denen sich Bewerber:innen bewerben,

b) berechtigte Arbeitgeber:innen, wenn Profile freigeschaltet wurden,

c) IT-Dienstleister, Hostingprovider und Plattformdienstleister,

d) Zahlungsdienstleister,

e) Steuerberater:innen und Buchhaltung,

f) Rechtsberater:innen, Behörden und Gerichte, soweit erforderlich,

g) Support- und Kommunikationsdienstleister,

h) verbundene Unternehmen oder Kooperationspartner, soweit dies für die Leistungserbringung erforderlich und rechtlich zulässig ist.

12. Auftragsverarbeiter

Wir setzen zur technischen und organisatorischen Leistungserbringung Auftragsverarbeiter ein. Diese verarbeiten Daten ausschließlich auf Grundlage unserer Weisungen und entsprechender Vereinbarungen gemäß Art. 28 DSGVO.

13. Datenübermittlung in Drittländer

Eine Übermittlung personenbezogener Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums erfolgt nur, wenn dafür eine geeignete Rechtsgrundlage besteht, insbesondere ein Angemessenheitsbeschluss, Standardvertragsklauseln, ausdrückliche Einwilligung oder eine sonstige zulässige Grundlage nach der DSGVO.

14. Cookies und ähnliche Technologien

14.1 Die Plattform kann Cookies und ähnliche Technologien verwenden, um die Website technisch bereitzustellen, Sicherheitsfunktionen zu ermöglichen, Nutzerpräferenzen zu speichern, Reichweiten zu messen oder Funktionen zu verbessern.

14.2 Technisch notwendige Cookies werden auf Grundlage berechtigter Interessen oder Vertragserfüllung eingesetzt.

14.3 Nicht notwendige Cookies, insbesondere Analyse- oder Marketingcookies, werden nur nach vorheriger Einwilligung gesetzt, sofern eine solche gesetzlich erforderlich ist.

14.4 Details zu eingesetzten Cookies können in einem Cookie-Banner oder einer Cookie-Richtlinie dargestellt werden.

15. Newsletter und Plattforminformationen

15.1 Newsletter werden nur versendet, wenn eine Einwilligung vorliegt oder eine sonstige gesetzliche Grundlage besteht.

15.2 Nutzer:innen können den Newsletter jederzeit abbestellen.

15.3 Transaktions- und Systemnachrichten, etwa Bewerbungsbenachrichtigungen, Sicherheitsinformationen oder Vertragsinformationen, sind keine werblichen Newsletter und können für die Nutzung der Plattform erforderlich sein.

16. Sicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten gegen Verlust, Missbrauch, unbefugten Zugriff, Veränderung und Offenlegung.

Dazu gehören insbesondere Zugriffsbeschränkungen, Verschlüsselung, Berechtigungskonzepte, Protokollierung, Datensicherung, Sicherheitsupdates und organisatorische Vertraulichkeitsmaßnahmen.

17. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen haben nach Maßgabe der gesetzlichen Bestimmungen folgende Rechte:

a) Recht auf Auskunft,

b) Recht auf Berichtigung,

c) Recht auf Löschung,

d) Recht auf Einschränkung der Verarbeitung,

e) Recht auf Datenübertragbarkeit,

f) Recht auf Widerspruch,

g) Recht auf Widerruf einer Einwilligung,

h) Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde.

18. Widerruf von Einwilligungen

Erteilte Einwilligungen können jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt davon unberührt.

19. Widerspruch gegen Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen

Wenn Daten auf Grundlage berechtigter Interessen verarbeitet werden, können betroffene Personen aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen.

20. Beschwerderecht

Betroffene Personen haben das Recht, Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde einzubringen.

In Österreich ist dies:

Österreichische Datenschutzbehörde

Barichgasse 40–42

1030 Wien

www.dsb.gv.at

21. Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Die Bereitstellung bestimmter Daten ist für Registrierung, Bewerbung, Inseratsschaltung, Vertragsabschluss oder Nutzung bestimmter Plattformfunktionen erforderlich. Ohne diese Daten können bestimmte Leistungen nicht oder nur eingeschränkt erbracht werden.

22. Automatisierte Entscheidungsfindung

Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung mit rechtlicher Wirkung oder ähnlich erheblicher Beeinträchtigung findet grundsätzlich nicht statt, sofern nicht ausdrücklich gesondert darauf hingewiesen wird.

Matching-Vorschläge, Rankings oder Suchergebnisse dienen der Unterstützung und ersetzen keine menschliche Entscheidung durch Arbeitgeber:innen, Bewerber:innen oder den Plattformbetreiber.

23. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen, wenn sich die Plattform, die Datenverarbeitung oder die Rechtslage ändert. Die jeweils aktuelle Version ist auf der Website abrufbar.

24. Kontakt Datenschutz

Für Datenschutzanfragen wenden Sie sich bitte an:

hello@optiwi.solutions

Peter-Behrens-Platz 10, 4020 Linz, Austria